Come si emette correttamente una fattura elettronica

La fattura elettronica è il documento fiscale digitale che sostituisce la tradizionale fattura cartacea o in PDF e che, in Italia, deve essere emesso in formato strutturato XML e trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Non si tratta semplicemente di una fattura inviata via email, ma di un file con campi obbligatori codificati, che viene controllato automaticamente prima di essere recapitato al cliente.

Dal 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte dei titolari di partita IVA, con estensione progressiva anche ai contribuenti in regime forfettario e ad altre categorie precedentemente escluse. Comprendere come si fa una fattura elettronica significa conoscere il processo completo: creazione del file, compilazione corretta dei dati fiscali, invio tramite SdI, gestione delle notifiche e conservazione digitale a norma.

Un errore nella procedura non riguarda solo la forma, ma può comportare scarti, ritardi nei pagamenti o sanzioni. Per questo è fondamentale conoscere ogni passaggio operativo, soprattutto se si emette fattura per la prima volta.

Cos’è la fattura elettronica e come funziona il Sistema di Interscambio

La fattura elettronica è un documento in formato XML (eXtensible Markup Language), strutturato secondo specifiche tecniche stabilite dall’Agenzia delle Entrate. Il contenuto non è libero come in un PDF: ogni dato deve essere inserito in un campo preciso, con codifiche standard.

Il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma che riceve la fattura dal soggetto emittente, ne verifica la correttezza formale e la inoltra al destinatario. Il processo funziona in questo modo:

1. Il professionista o l’impresa crea la fattura tramite un software gestionale o il servizio online dell’Agenzia.

2. Il file XML viene inviato allo SdI.

3. Il sistema effettua controlli formali su partita IVA, codice fiscale, coerenza dei dati e struttura del file.

4. Se i controlli sono superati, la fattura viene consegnata al destinatario e l’emittente riceve una notifica di consegna.

5. Se vengono rilevati errori, la fattura viene scartata e deve essere corretta e reinviata entro i termini previsti.

La fattura si considera emessa solo nel momento in cui lo SdI la accetta. Un semplice salvataggio in PDF o un invio via email non ha valore fiscale se non passa attraverso il Sistema di Interscambio.

Dati obbligatori da inserire nella fattura elettronica

Per compilare correttamente una fattura elettronica è necessario inserire tutti i dati richiesti dalla normativa. I principali elementi obbligatori includono:

• Dati del cedente/prestatore (chi emette la fattura): denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA, codice fiscale.

• Dati del cliente: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA o codice fiscale.

• Codice destinatario a 7 caratteri oppure indirizzo PEC del cliente.

• Numero progressivo della fattura.

• Data di emissione.

• Descrizione dettagliata del bene o servizio.

• Imponibile.

• Aliquota IVA e importo IVA, se applicabile.

• Totale documento.

In caso di operazioni particolari (reverse charge, esenzione IVA, regime forfettario), devono essere indicati i codici natura corretti e i riferimenti normativi previsti.

Un errore frequente riguarda il codice destinatario: se il cliente è un privato senza partita IVA, si inserisce il codice “0000000” e si consegna una copia di cortesia in PDF. Se il cliente è un’azienda o un professionista, occorre utilizzare il codice comunicato o la PEC registrata.

Come creare una fattura elettronica passo dopo passo

Il processo operativo può essere gestito in autonomia oppure tramite un intermediario (commercialista o software gestionale). I passaggi principali sono i seguenti.

Il primo passo consiste nella scelta dello strumento. È possibile utilizzare:

• Il portale gratuito “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

• Software gestionali a pagamento.

• Servizi online di fatturazione elettronica.

Una volta scelto lo strumento, si procede con la compilazione dei campi obbligatori. È fondamentale verificare con attenzione i dati anagrafici del cliente, soprattutto partita IVA e codice fiscale, perché un errore può determinare lo scarto.

Successivamente si inseriscono le righe di dettaglio con descrizione del servizio o bene, quantità, prezzo unitario e aliquota IVA. Il sistema calcola automaticamente imponibile, imposta e totale.

Prima dell’invio è opportuno controllare:

• Corretta numerazione progressiva.

• Coerenza tra imponibile e IVA.

• Codice destinatario corretto.

• Eventuali riferimenti normativi per esenzioni o regimi speciali.

Una volta completato il controllo, la fattura viene trasmessa allo SdI. Entro poche ore o giorni si riceve una notifica: consegna, mancata consegna o scarto.

Se la fattura viene scartata, non è considerata emessa. Deve essere corretta e reinviata con lo stesso numero e data, entro cinque giorni dalla notifica di scarto.

Fattura elettronica nel regime forfettario

I contribuenti in regime forfettario sono obbligati alla fatturazione elettronica, salvo specifiche soglie di esonero temporanee. La struttura della fattura rimane la stessa, ma presenta alcune particolarità.

Nel regime forfettario:

• Non si applica l’IVA.

• Non si applica la ritenuta d’acconto.

• Deve essere indicata una dicitura che richiami la normativa del regime agevolato.

Nel file XML va inserito il codice natura corretto (ad esempio N2.2 per operazioni non soggette), evitando di indicare aliquota e imposta.

L’importo fatturato coincide con il totale da incassare, salvo eventuali contributi previdenziali come la rivalsa INPS per alcune categorie professionali.

Fattura elettronica verso privati e Pubblica Amministrazione

La gestione cambia in base al tipo di cliente.

Verso un privato senza partita IVA, si utilizza il codice destinatario “0000000” e si consegna una copia di cortesia in PDF. Il documento viene comunque trasmesso allo SdI e reso disponibile nell’area riservata del cliente.

Verso la Pubblica Amministrazione, è obbligatorio inserire il codice univoco dell’ufficio destinatario. In questo caso la fattura deve rispettare regole più stringenti e spesso richiede l’indicazione del CIG o CUP se previsto.

Un errore nel codice univoco comporta lo scarto della fattura.

Conservazione digitale della fattura elettronica

La fattura elettronica deve essere conservata digitalmente a norma per almeno dieci anni. Non è sufficiente salvare il file XML sul computer: la conservazione deve garantire integrità, autenticità e leggibilità nel tempo.

È possibile utilizzare:

• Il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.

• Servizi di conservazione sostitutiva offerti da software gestionali.

La conservazione è un obbligo distinto dall’emissione e dall’invio, e la sua omissione può comportare sanzioni in caso di controllo.

Tempistiche di emissione e sanzioni

La fattura elettronica deve essere emessa entro dodici giorni dall’effettuazione dell’operazione. In caso di fattura differita (per beni consegnati con DDT), può essere emessa entro il giorno 15 del mese successivo.

Il mancato rispetto dei termini può comportare sanzioni proporzionate all’imposta non correttamente documentata. Errori formali, se corretti tempestivamente, possono essere sanati con il ravvedimento operoso.

Un controllo attento delle scadenze e l’uso di un gestionale aggiornato riducono in modo significativo il rischio di irregolarità.